How to Write a Weekly Report to Your Boss

Пишем бизнес-отчет на английском -
Business Report Writing

A report is a formal written account of a specific matter that a person has observed or investigated in some depth. In the workplace, the report plays an important role, whether you are preparing one for your supervisor, the executive staff, board of directors, or clients. It may be short and simple, in the form of a memo or email, or it may be more formal and several pages long.

Whatever its length, content, or destination, the end result is the same: a report must be informative, factual, understandable, and neatly presented. This requires research, focus, and patience.

Подготовка -
Preparation

SCOPE AND PURPOSe
Объем и цель

Make sure that you know exactly what you have been asked to investigate. If you are unsure about the report's scope or purpose, always discuss what is required before you begin and look at previous reports compiled in the same department or field of business.

Убедитесь, что вы точно знаете цель отчета. Если вы не уверены относительно объема или цели, обсудите требования к нему, прежде чем начать, и изучите предыдущие отчеты, составленные в том же отделе или сфере деятельности.

Background Work

Careful planning at this stage will ensure that you investigate the situation in an organized and thorough way.

Think about:

• what information you need
• how you will obtain it
• who you should approach
• if you have to carry out any background reading or other research
• if you need statistical data / illustrations to back up your research
• if yes, think about how best to source them

You will now have a number of tasks to complete, so you might find it helpful to draw up a schedule, listing key actions and the dates by which they should be achieved.

Предварительная работа

Тщательное планирование на этом этапе очень важно, потому что оно поможет рассмотреть ситуацию тщательно и объективно.

Предварительно подумайте о:

• том, какая информация вам нужна;
• как вы ее получите;
• к кому вам следует обратиться;
• нужно ли перед этим провести исследование или почитать что-то по теме;
• нужны ли статистические данные / изображения, чтобы проиллюстрировать отчет;
• как лучше всего найти данные и изображения

Итак, вы определили ряд задач, поэтому теперь определитесь с графиком и датами выполнения этих задач.

Collecting, Organizing and Evaluating Information

How you gather your information depends on what you are investigating. Do any background reading or other research at any early stage to familiarize yourself with the issues involved, taking careful notes. If you need to ascertain people's views on a situation, decide who you need to approach and prepare a list of questions. Write up any interviews or assessments as soon as possible after conducting them, while they are fresh in your mind.

Once you have researched a situation or topic and obtained all the information you need, you can then begin to organize your findings with a view to writing the report. Think about the structure of the report and how your information corresponds to the various headings.

You should also consider the most effective ways to display data (such as graphs, tables, charts, etc.) and decide whether this data is supporting information that should appear in an appendix or central to a point that you are making, and therefore to be inserted in the main body of the report.

Поиск, ОРГАНИЗАЦИЯ И ОЦЕНКА ИНФОРМАЦИИ

Способ, с помощью которого вы ищете информацию, зависит от темы отчета. Почитайте что-нибудь по теме. Если вам необходимо выяснить мнение людей о проблеме, определите, к кому вам нужно обратиться, и подготовьте список вопросов. Записывайте ответы сразу, пока они свежи в памяти.

После того, как вы исследовали ситуацию или тему и получили всю необходимую вам информацию, вы можете начать систематизировать свои выводы. Подумайте о структуре отчета и о том, как ваша информация соответствует заголовкам.

Подумайте о наиболее эффективных способах иллюстрации данных (например, графиках, таблицах, диаграммах и пр.) Решите, где и когда они будут фигурировать в отчете: если они иллюстрируют вспомогательную информацию, вынесите их в приложение, если основную – поместите их в тело отчета.

Considering the Language and Tone for the Audience

In general, the language and tone of a business report should be formal and impersonal.

We tend not to use the words I or we, using the passive voice instead.

The language in a report should be logical and factual so try to justify anything you describe, for example, you cannot write something like:

The team leaders weren't very good. They were useless.

It's better to write something like:

The team leaders were observed to criticise and correct the employees when they made mistakes, but never to praise the employees when they did well.

Стиль и тон

В целом, язык и тон бизнес-отчета должны быть формальными и безличными.

Не используйте слова «я» или «мы», возьмите вместо него пассивный залог.

Язык и идеи должны быть логичными и основываться на фактах, поэтому постарайтесь объяснять все, что описываете.

Structure

It's important to present a business report in as clear and concise a way as possible. Your reader needs to grasp the main points quickly and easily, and so you should consider how well your report's structure and format helps to communicate this information.

Your company may have a specific format to be followed, so using past reports as a guide will help, or you may choose a style with headings and subheadings, numbered lists, or an outline style to make reading easier.

Keep in mind who will be receiving your report and use vocabulary and tone appropriate for your audience, anda consistent voice (no jarring contrasts in style).Simplicity and accuracy of facts, spelling, and grammar, however, remain key factors.

Be sure it hascontinuity (no sudden jumps from one topic to another).

Структура

Важно представлять бизнес-отчет как можно более четко и кратко. Ваш читатель должен быстро и легко понять основные моменты, поэтому уделите внимание структуре и формату отчета.

У вашей компании может быть определенный формат, поэтому просмотрите предыдущие отчеты, обратите внимание на стиль заголовков, нумерованных списков и пр.

Ваш лексикон и тон должны соответствовать аудитории (или тому, кто будет читать отчет). Избегайте резких контрастов в стиле и тоне. Уделите внимание простоте, точности и последовательности (никаких внезапных переходов от одной темы к другой)  изложения фактов, правильному правописанию и грамматике.

Title

Base the title on the essentials of the brief you were given. You can also give your name and the date of the report.

Название

Название отчета должно либо отражать ключевые его моменты, либо содержать ваше имя и дату отчета.

Contents

You only need to include aContents page in a formal report that is long or complex. It is usually the last page to be typed, after the entire report is finished and its pages are numbered.

Содержание

Добавьте в отчет содержание только если он длинный и сложный для восприятия.

Обычно содержанием занимаются в конце, когда отчет написан, а его страницы пронумерованы.

Summary / Abstract

Some reports begin with a summary. This is generally used for muchlonger reports. By convention, the summary comes before the introduction.

This is a paragraph that sums up the main points of the report. Although some reports benefit from this brief synopsis, it isnot always obligatory to include.

обобщенные результаты

Эта часть излагает основные моменты отчета. Длинные отчеты иногда начинаются с обобщенных результатов, которые стоят до введения. Эта часть не обязательна для отчета.

Introduction
and Terms of Reference

The introduction answers the following:

• Who ordered the report?
• What is the purpose of the report?
• Where does the information come from?
• Are recommendations given?

The introduction should:

• briefly describe the context
• identify the general subject matter
• describe the issue or problem to be reported on
• state the specific questions the report answers
• outline the scope of the report (extent of investigation)
• preview the report structure
• comment on the limitations of the report and any assumptions made

Введение и постановка задачи

Введение включает в себя следующую информацию:

• для кого отчет;
• какова его цель;
• краткое описание контекста отчета и поставленной проблемы;
• откуда взята информация;
• на какие конкретно вопросы отвечает отчет;
• выводы и рекомендации.

Procedure/method
/methodology

Describe your method of gathering information.

Процедура/Метод/Методология

Опишите ваш метод поиска и получения информации.

Findings

The findings section should simply present information without drawing conclusions (which go in the conclusions section) orgiving recommendations(which go in the recommendations section). However, it should be written in a way that conclusions and recommendations naturally follow.

Here you cansummarize the opinions of people you have approached,present statistics in support of your points, or describe any otherrelevant information. It will help the reader if you organize these findings under furtherheadings, subheadings, or numberedsubsections. Use graphics or illustrations if appropriate, and be sure they are identified in some way, such as with a title or a figure number.

Результаты

Раздел «Результаты» должен просто представлять информацию. Не делайте выводы (которые идут в разделе «Conclusions») и не давайте рекомендации (которые будут в соответствующем разделе).

Здесь вы можете суммировать мнения людей, к которым вы обратились, представить статистику в поддержку вашей точки зрения или описать любую другую соответствующую информацию. Организуйте их в заголовки/подзаголовки или нумерованный список. При необходимости используйте графику или иллюстрации, но убедитесь, что они каким-либо образом обозначены, например, именем или номером.

Conclusions

Each conclusion is basically a summary of a problem written about in theFindings section.

For each body paragraph, there is one conclusion, and they are written in the same order.

When writing conclusions:

• interpret and summarise the findings, say what they mean;
• relate the conclusions to the report issue/problem;
• limit the conclusions to the data presented;
• do not introduce new material;
• number the conclusions and present them in parallel form;
• be objective: avoid exaggerating or manipulating the data

Выводы

Каждый вывод представляет собой краткое изложение проблемы, о которой написано в разделе «Findings».

Для каждого основного параграфа тела должно быть одно заключение, и расположены они должны быть в том же порядке, в котором представлены в теле отчета.

При написании выводов:

• объясните и обобщите результаты;
• связать выводы с докладом вопрос / проблема
• ограничить выводы представленными данными;
• не вводите новые данные;
• пронумеруйте выводы и представьте их в логичном порядке;
• будьте объективным: избегайте преувеличения или манипулирования данными

Conclusions

Each conclusion is basically a summary of a problem written about in theFindings section.

For each body paragraph, there is one conclusion, and they are written in the same order.

When writing conclusions:

• interpret and summarise the findings, say what they mean;
• relate the conclusions to the report issue/problem;
• limit the conclusions to the data presented;
• do not introduce new material;
• number the conclusions and present them in parallel form;
• be objective: avoid exaggerating or manipulating the data

Выводы

Каждый вывод представляет собой краткое изложение проблемы, о которой написано в разделе «Findings».

Для каждого основного параграфа тела должно быть одно заключение, и расположены они должны быть в том же порядке, в котором представлены в теле отчета.

При написании выводов:

• объясните и обобщите результаты;
• связать выводы с докладом вопрос / проблема
• ограничить выводы представленными данными;
• не вводите новые данные;
• пронумеруйте выводы и представьте их в логичном порядке;
• будьте объективным: избегайте преувеличения или манипулирования данными

Recommendations

Propose recommendations to be considered for future action, based on your conclusions.

For each concluding point, a recommendation is given.The recommendations are given in the same order as the conclusions and arenumbered here for easy reference.

Themost common modal verb used in the recommendations section isshould and we do not usewill. We reservemust for strong advice. For weaker advice or suggestions, we may use the wordcould.

When writing recommendations:

• make specific suggestions for actions to solve the report problem
• avoid conditional words such as maybe and perhaps
• present each suggestion separately and begin with a verb
• number the recommendations
• describe how the recommendations may be implemented (if you were requested to do this)

Рекомендации

В этой секции предложите рекомендации для будущих действий, основанные на ваших выводах.

Для каждого заключительного пункта дается рекомендация. Рекомендации должны быть даны в том же порядке, что и выводы, и пронумерованы здесь для удобства.

Наиболее распространенные глаголы в этой секции – should и could.

При написании рекомендаций:

• дайте конкретные рекомендации к действию по решению проблемы, изложенной в отчете;
• избегайте таких слов maybe и perhaps;
• разделяйте рекомендации;
• рекомендации представьте каждое предложение отдельно и начните с глагола;
• опишите, как рекомендации могут быть выполнены (если вас попросили сделать это)

Bibliography

The bibliography lists, in alphabetical order, all published resources used in the compilation of your report. Include any books, periodicals, or online articles that you consulted here.

Библиография

В библиографии в алфавитном порядке перечислены все ресурсы, использованные при составлении вашего отчета. Включите сюда любые книги, публикации и статьи в Интернете, с которыми вы ознакомились.

Appendices

If you choose to keep all charts, illustrations, tables, and so forth grouped together, they can be placed in an appendix at the end of the report. Supporting material such as maps, notes, questionnaires, or summaries of data may also go here. If you have several items appended, they would be headed as Appendix A, Appendix B, and so on.

Appendices should

• provide detailed explanation serving the needs of specific readers
• be clearly and neatly set out
• be numbered/lettered
• be given a descriptive title
• be arranged in the order they are mentioned in the text
• be related to the report's purpose—not just 'tacked on'

Приложения

Если вы решите объединить все диаграммы, иллюстрации, таблицы и пр. в один раздел, они могут быть помещены в "Appendices" в конце отчета. Вспомогательные материалы, такие как карты, заметки, опросы или сводки данных также могут быть здесь. Если у вас их несколько, они будут обозначены как Appendix A, Appendix B и так далее.

Приложения должны

• предоставить подробное объяснение, удовлетворяющее интерес читателя;
• быть четкими и аккуратными;
• быть пронумерованными;
• располагаться в порядке, указанном в тексте

Example Reports

Terms of Reference

Margaret Anderson, Director of Personnel has requested this report on employee benefits satisfaction.

The report was to be submitted to her by 28 June.

Procedure

A representative selection of 15% of all employees were interviewed in the period between April 1st and April 15th concerning:

1. Overall satisfaction with our current benefits package
2. Problems encountered when dealing with the personnel department
3. Suggestions for the improvement of communication policies
4. Problems encountered when dealing with our HMO

Findings

1. Employees were generally satisfied with the current benefits package.
2. Some problems were encountered when requesting vacation due to what is perceived as long approval waiting periods.
3. Older employees repeatedly had problems with HMO prescription drugs procedures.
4. Employees between the ages of 22 and 30 report few problems with HMO.
5. Most employees complain about the lack of dental insurance in our benefits package.
6. The most common suggestion for improvement was for the ability to process benefits requests online.

Conclusions

1. Older employees, those over 50, are having serious problems with our HMO's ability to provide prescription drugs.
2. Our benefits request system needs to be revised as most complaints concerning in-house processing.
3. Improvements need to take place in personnel department response time.
4. Information technology improvements should be considered as employees become more technologically savvy.

Recommendations

1. Meet with HMO representatives to discuss the serious nature of complaints concerning prescription drug benefits for older employees.
2. Give priority to vacation request response time as employees need faster approval in order to be able to plan their vacations.
3. Take no special actions for the benefits package of younger employees.
4. Discuss the possibility of adding an online benefits requests system to our company Intranet.

How to Write a Weekly Report to Your Boss

Source: https://englobex.ru/blog/business-report-writing/

Share this post